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职场必备时间管理技能—帕累托原则
2018-04-24 17:32 评论:0 阅读:276 PM圈子
程序员 项目管理 IT项目管理

小故事: 「有一位哲人看见见一个农夫正在砍树,每一斧头下去都只能砍下一小块树皮——明显是因为这把斧头太钝了。

「于是哲人就问农夫:为什么你不先把斧头磨快了再砍?

「农夫回答说:我没有时间磨斧头!

农夫是真的没有时间吗?磨刀不误砍柴工,我们小时候就学过的道理,但是为什么农夫会有这样的思想呢?这时候就需要用到时间管理的重要利器——帕累托原则:

——是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如,总是那些20%的客户给你带来了80%的业绩,可能创造了80%的利润;世界上80%的财富是被20%的人掌握着,世界上80%的人只分享了20%的财富。因此,要把注意力放在20%的关键事情上。

根据这一原则,我们应当对要做的事情分清轻重缓急,进行如下的排序:

A.重要且紧急〔比如救火、抢险等)——必须立刻做。

除非是这些情况都同时出现(老天,请不要这种情形发生吧),否则你就能够处理它们。因此它们的紧急和重要性,要比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的因素,则现在已经不能再拖延了。在这些情形下,时间管理就不会出现什么问题了。

B.重要但不紧急〔比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。

我们生活中,大多数所谓重要的事情都不是紧急的,我们可以现在或稍后再做。在很多情形之下似乎可以一致拖延下去;而在太多的情形下,我们确定这样拖延着。这些都是我们永远没有着手的事情。

例如:你要参加提升你专业技术的培训班;你想找出时间先做一番初步资料搜集之后,再向老师提出你的计划。

这些工作都有一个共同点:尽管它们具有重要性,可以影响到你的健康、财富和家庭的福利,但是你如果不采取初步行动,它们可以无限期的拖延下去。如果这些事情没有涉及到别人的优先工作,或规定期限而使它们成为紧急,你就永远不会把它们列入你自己优先要办的工作。

C.紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”,而紧急约你、有人突然打电 话请你吃饭等)——只有在优先考虑重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则,而不是把“重要”当成优先原则。其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。

表面上看起来需要立刻采取行动的事情,但是如果客观地来检视,我们就会把它们列入次优先级里面去。

例如:某一个人要求你主持一项筹集资金的活动、发表演讲或参加一项会议。你或许会认为每一个都是次优先的事情,但是有一个人站在你面前,等着你回答,你就接受了他的请求,,因为你想不出一个婉拒的办法。然后因为这件事情本身有期限,必须马上去做,于是第二类的优先事情就只好向后移了。

D.既不紧急也不重要〔比如娱乐、消遣等事情)一一有闲工夫再说。

我们常常在做更重要的事情之前先做它们,因为它们会分你的心——它们提供一种有事做和有成就的感觉,也是我们有藉口把更有益处的第二类工作向后拖延。如果你发现时间经常被小事情占去了,你就要试一下学会克服拖延。

帕累托原则有助于应付一长列有待完成的工作。面对着一长列工作,看起来常常是不可能一一完成,我们难免心存畏惧,于是大多数人在还没有做之前就感到泄气,或者先做最容易的。但是如果我们知道只要做到表中二三项,就可以获得最大的好处,那就会对我们大有帮助。因此,列出这二三项,各花上一段时间集中精力把它们完成。不要因为没有把表中所有工作全部完成而感到不舒服。如果你所决定的优先次序是正确的,那么最大的好处,已经由你所选择去做的二三项中获得。

因此,当你面临很多工作,而不知如何着手时,就应该记着帕累托原则。你要问你自己哪些事项真正是重要的,就不会偏离首要工作而去做次要工作。

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