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优秀项目经理要掌握的沟通技巧
2018-07-15 20:54 评论:0 阅读:300 PM圈子
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专业技能使你成为某个领域的专家,出色的沟通技能则是你迈向成功管理者的一个关键因素。大多数的领导力培训和演讲技能培训,都会把沟通列为一个重要的内容。无论是职能经理还是项目经理,沟通作为一种“软技能”,是管理者必须具备的。

随着通信技术的进步,在跨国团队之间,全球化进程促成了虚拟团队的发展,成员之间面对面交流机会逐渐较少。虚拟团队指的是具有共同目标,但在完成任务过程中没有机会面对面工作的一组人员。电子通信技术的发展如视频会议等,使虚拟团队规模越来越大。笔者将在下文中讨论。

 团队沟通技巧

 团队文化

项目经理必须在团队中营造积极的文化。积极指的是对工作有很高的期望,为争取最好的结果做出努力。但同时也要拥有充足的自信来应付项目中的潜在风险,对可能出现的最坏情况做好充分的准备。

项目经理要善于分析困难和曾经犯过的错误,把这些经验教训传递给团队成员,在未来项目中寻求解决问题的最好方法。项目经理是一种典型的以目标为导向的人,目标导向使团队对任务有明确的计划,通过既定的项目里程碑来制定工作分解结构(WES),把项目分成若干个阶段。项目经理和团队成员一起在规定期限内完成阶段目标。优秀的项目经理善于思考,会带动大家集思广益,主动向高层提出建设性建议,是一个开拓者。

团队管理

为什么有些领导者很容易就能让对方接受他们布置的任务?究竟奥秘在哪里?道格拉斯·麦格雷戈(nouglasMeGregor)提出了“不同的人性假设在实践中就体现为不同的管理观念和行为”的观点。他把人分为两类:“X理论”下的人性是墉懒的,缺乏进取心和创造力,被动服从上级的命令,不愿主动工作和承担责任。

“Y理论”下的人性是积极主动的,具有责任心和主观能动性,不需要上级面面俱到地安排工作,能自发地根据组织策略自我指挥和自我控制。对于这两类人要采取不同的管理策略。例如,对态度积极的成员要合理分权和授权,使用参与式和协商式的管理。

对消极的成员,要敢于使用项目经理的正式权力进行惩罚。项目经理还要让团队中每一个人都有明确的目标。这要求在开展工作之前,确定在什么时候要交付什么东西。同时要明确每一位项目团队成员的职责和权力。项目经理在做决定时要设身处地地客观考虑对方的感受,尽量让每一位成员发挥他们的兴趣特长。

其次是确定你和对方各自的底线,明确哪些是可以让步的,哪些是不可妥协的。最后把项目中要做的事情排出优先级。通常可以分成“现在必须做”、“某个时间点前必须完成”和“等有时间再做”几类。这样既能够缓解团队的工作压力,又能创造一个合理和相对轻松的工作环境。

团队建设

项目经理需要协调组织自己的成员高效地完成任务。成员的士气很大程度决定了项目的成败。马斯洛人类需求理论叙述了人的五个层次需求(图1),同时指出激励对象若本身已经满足了某个层次的需要,就无法在这个层次上再进行更有效的激励。

这就决定了项目经理在团队建设中的努力方向:它是从优势(strength)、劣势(weakne路)、机会(叩-portunity)和威胁(threats)四个方面对人内外部条件和各方面内容进行综合和概括,进而分析优劣势、面临的机会和威胁的一种方法。

通过分析,可以帮助人找到兴趣点和强项,以及改进的地方,从而制订出改进计划和个人发展规划。成员的生理需要、安全需要和社会需要(归属和爱的需要)通常已经得到满足。位于金字塔上层的尊重需要和自我实现需要,相对而言难以满足。适当的赞扬能让对方感到被尊重,对观点和成果的肯定能够使对方获得成就感,从而满足高层次需求,更有效地激励对方。

对人的肯定可以分为口头的和非口头的两种形式。简单的口头肯定能用来表明你正在听对方说话。在对方陈述的间隙不时地用“非常好”、“我明白了”、“请继续”等字眼,是尊重的体现。更直接的肯定可以通过在正式场合对某个成员进行赞扬。

非口头肯定多指肢体语言,例如拍拍对方肩膀等。作为经理,非口头的肯定也可以体现在对团队成员提供各方面的支持上,为成员争取机会、争取资源。当发生问题时,项目经理勇于承担责任,不把责任推给下属。谈吐的涵养也是项目经理必须具备的。

作为团队管理者,最起码要能做到清晰扼要、言简意赅地表达自己的意思。如果项目经理同时又是一个行业的专家,在谈话中一定不能产生高人一等的优越感,要尊重对方,设身处地地体会对方感受。

总而言之,项目经理的个人风格会给整个团队的风格形成榜样。为了建设高效的团队,项目经理必须让员工学会思考,留给员工更大的决策空间,不是仅仅告诉他们应该怎么做。当团队内部存在多种意见无法达成一致时,项目经理要做一个协调者,引导大家找出最合适的方法。

项目型的组织里,项目经理同时也担任职能经理的角色,这就要求对员工的个人发展负责。项目经理要通过良好的沟通来帮助每一位成员进行职业规划。

沟通是一门艺术,项目经理日常工作的90%时间是用在沟通上的。对项目经理而言,沟通是一门必修课。有效的沟通遵循着一些基本的原则:定义清晰的目标、了解对方需求、场景分析、正确的沟通渠道和适当的反馈等。

合理地运用多种沟通方式和沟通技巧是成功沟通的关键。项目经理就像一个大家庭的家长,要时刻关心成员的心理健康,定期和每位团队成员沟通,帮助他们发挥自身的特长,逐步提高各项技能,组建高效的团队来确保项目的成功。

本文由http://pmp.aura.cn/光环国际PMP转自PM圈子网

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